PRIVACYVERKLARING

Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens

1.  INLEIDING

Dit privacy statement legt uit hoe de verschillende firma’s van Groep Caenen Holding, met maatschappelijke zetel te 8430 Middelkerke, Leopoldlaan 121, omgaan met de persoonsgegevens van haar klanten en alle andere natuurlijke personen die met  Caenen in contact staan.

De Privacywetgeving (in het bijzonder de “Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens” en de “Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016”, ook gekend als “General Data Protection Regulation” (GDPR)) biedt waarborgen voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van (natuurlijke) personen met betrekking tot het verwerken van hun Persoonsgegevens. Caenen heeft in lijn met voormelde wetgeving deze Privacyverklaring opgesteld.

Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Caenen kent en begrijpt.  Wij willen bovendien dat u helemaal gerust bent wanneer u op onze site surft.  Daarom staan wij erop om u duidelijk te informeren over onze voorzorgen bij de behandeling van de persoonlijke gegevens die u ons toevertrouwt. Deze verklaring kan regelmatig worden bijgewerkt. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.

Meer algemene informatie over de gegevensverwerking kan worden bekomen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be).

2. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Persoonsgegevens worden door Caenen op zorgvuldige wijze verwerkt en dit in overeenstemming met de wet. Voor alle vragen die betrekking hebben op de bescherming van uw privacy kunt u zich richten tot Caenen. U kunt contact met de firma opnemen door een e-mail te sturen naar privacy@caenen.be. Persoonsgegevens worden enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verkregen. In artikel III worden de doeleinden voor de goede orde nader bepaald. 

Persoonsgegevens worden slechts verwerkt, indien voldaan is aan minimaal één van de volgende rechtmatige voorwaarden:

  • de Betrokkene heeft voor de Verwerking van Persoonsgegevens zijn toestemming verleend;
  • de Verwerking van Persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de Betrokkene partij is, of voor het nemen van (pre)contractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de klant en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
  • de Verwerking van Persoonsgegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Caenen onderworpen is;
  • de Verwerking van Persoonsgegevens is noodzakelijk ter vrijwaring van een vitaal belang van de Betrokkene;
  • de Verwerking van Persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Caenen of van een Derde aan wie de Persoonsgegevens worden verstrekt.
  • Persoonsgegevens worden verwijderd nadat de door de Caenen vastgestelde bewaartermijnen, cfr. artikel 7, zijn verstreken, tenzij de gegevens worden overgebracht naar een archiefbestemming ten behoeve van het archiefbeheer en/of het behandelen van geschillen.

Caenen kan o.m. volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken (niet-limitatieve opsomming):

  • identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum, -plaats en -land, nationaliteit, enz.);
  • contactgegevens (post- en e-mailadres, vast en mobiel telefoonnummer);
  • burgerlijke staat en familiale gegevens;
  • bancaire en financiële gegevens;
  • vastgoedinformatie (administratieve documenten en/of vergunningen, onderhandse of authentieke akten);
  • gegevens over het beroep, identiteit van de werkgever, functie, inkomens- en andere vermogensgegevens;
  • gegevens over en digitale voetafdrukken van al dan niet mobiele toestellen van de Betrokkene.

 

3. VERWERKINGSDOELEINDEN

Caenen verwerkt enkel de strikt noodzakelijke persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens worden binnen Caenen beschikbaar gesteld aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn, zoals nader bepaald in artikel VIII.

Caenen verzamelt en gebruikt persoonsgegevens o.m. met het oog op :

  • de informatieverstrekking vóór, tijdens en/of na het afsluiten van enige verbintenis of overeenkomst met de Betrokkene;
  • het beheer van geschillen;
  • de naleving van alle op haar toepasselijke wetgeving en reglementering;
  • het klanten- of relatiebeheer;
  • het marketingbeleid;
  • de opleiding, coaching of controle van medewerkers (bijv. het opsporen, behandelen of voorkomen van wettelijke of contractuele inbreuken), HR-doeleinden, enz.
  • Doorgaans zal de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk zijn om (i) op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van enige overeenkomst bepaalde maatregelen te kunnen nemen, om (ii) een verbintenis of overeenkomst uit te voeren, (iii) omwille van de wet of een gerechtvaardigd belang van Caenen.

De betrokkene is uitsluitend verantwoordelijk voor de informatie die men zelf verstrekt.

4. VERSPREIDING VAN GEGEVENS AAN DERDEN

Caenen kan een beroep doen op externe dienstverleners in haar bedrijfsvoering. Aan deze externe dienstverleners kan Caenen Persoonsgegevens overmaken, voor zover deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun opdrachten.

Caenen kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de verrichtingen van externe dienstverleners, evenmin wanneer Caenen of deze externe dienstverleners persoonsgegevens (moeten) overmaken op grond van (i) een wettelijke bepaling, (ii) een gewettigd belang, (iii) een uitdrukkelijk bevel van een toezichthoudende of administratieve overheid, (iv) een politie-, opsporings- of gerechtelijk onderzoek, of (v) een gerechtelijke beslissing.

5. BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS

Caenen treft, rekening houdend met: (i) de stand van de techniek; (ii) de kosten van de tenuitvoerlegging; (iii) de risico’s die de verwerking met zich meebrengt; (iv) en de aard van de persoonsgegevens, passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen onder meer vernietiging, verlies, vervalsing, ongewenste verspreiding of toegang, dan wel tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.

Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van Caenen. Caenen is niet verantwoordelijk voor het privacy beleid van andere sites en bronnen.

6. RECHTEN VAN DE BETROKKENE

Recht op informatie

Via onderhavige Privacyverklaring wenst Caenen u zo volledig mogelijk te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens. Uw gegevens worden verwerkt voor legitieme doeleinden op een gepaste, relevante, veilige en proportionele wijze, zij worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en dit steeds met de meest mogelijke integriteit en vertrouwelijkheid.

Recht op inzage

U heeft steeds het recht om de rechtmatigheid van elke verwerkingsactiviteit van uw persoonsgegevens te controleren en Caenen te vragen om u informatie te bezorgen omtrent de doeleinden van de verwerking, de categorieën van uw persoons-gegevens, de categorieën van ontvangers van uw persoonsgegevens, de bewaartermijn en de rechten die u kunt uitoefenen.

U hebt eveneens het recht om Caenen om een kopie te vragen van de persoonsgegevens die van u zijn verwerkt. Deze kopie zal u in principe gratis worden verstrekt tenzij uw verzoek onredelijk of buitensporig zou zijn. In dergelijk geval kan door  Caenen een administratieve kost worden aangerekend.

Recht op gegevenswissing

U hebt het recht Caenen te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen indien daartoe geen gegronde reden meer zou bestaan in hoofde van Caenen om deze nog te verwerken. U kunt dit recht in volgende gevallen uitoefenen:

  • Uw persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen;
  • U bewijst dat Caenen uw gegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
  • Uw persoonsgegevens dienen verwijderd te worden ingevolge een wettelijke verplichting;
  • U herroept uw toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens en er is geen enkele andere rechtsgrond tot verwerken van uw gegevens;
  • U hebt uw recht op bezwaar (zie punt 8.6) succesvol uitgeoefend
  • Caenen behoudt echter het recht om uw verzoek tot wissen gemotiveerd te weigeren en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het feit dat verwijderde persoonsgegevens tijdelijk, voor haar onzichtbaar, ergens blijven opgeslagen.

Recht op verbetering

U heeft het recht om onjuiste gegevens te corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen op eenvoudig verzoek aan Caenen.

Recht op beperking van gegevensverwerking

  • U hebt in één van de volgende omstandigheden het recht om de beperking van de gegevensverwerking te eisen:
  • U betwist de juistheid van de persoonsgegevens die door Caenen werden verwerkt en Caenen heeft een redelijke termijn gekregen om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
  • U bewijst dat de verwerking door Caenen onrechtmatig was en vraagt om een beperking;
  • Caenen heeft de gegevens niet meer nodig, maar u hebt deze wel nog nodig voor de uitoefening van een rechtsvordering;
  • U oefent uw recht van bezwaar uit.
  • Recht op bezwaar tegen de gegevensverwerking

U hebt ten allen tijde het recht om u te verzetten tegen het verwerken van uw persoonlijke gegevens voor ‘direct marketing’ doeleinden. Caenen zal de verwerking van uw persoonsgegevens staken tenzij zij dwingende gronden kan opwerpen die zwaarder wegen dan uw rechten en vrijheden. In desbetreffend geval zal u dit meegedeeld worden.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de door u op basis van toestemming aan Caenen verstrekte gegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en te hergebruiken voor andere diensten en dus over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, tenzij dit technisch niet mogelijk is.

Recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden

U heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een volledige automatische beslissing – zonder menselijke tussenkomst – indien deze u aanzienlijk treft of juridische gevolgen heeft. Op heden verklaart Caenen dat u aan dergelijke geautomatiseerde besluitvorming in geen enkele van de door Caenen uitgevoerde verwerkingsactiviteiten, wordt onderworpen.

Klachten

De betrokkene heeft steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be) indien hij/zij meent dat Caenen de privacywetgeving niet correct toepast.

Weigering van verwerking persoonsgegevens

Indien de betrokkene niet akkoord zou gaan met de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens door Caenen, dan kan dit betekenen dat Caenen de gewenste verbintenissen of overeenkomsten niet of slechts gedeeltelijk kan aangaan en/of uitvoeren. Mogelijks kan Caenen dan ook niet de dienstverlening garanderen waar de klant normaal recht op heeft. Caenen kan in dit geval onder geen enkel beding aansprakelijk gesteld worden voor een minder vlotte uitvoering van de door beide partijen opgemaakte overeenkomst.

7. BEWAARTERMIJNEN

Persoonsgegevens zullen worden opgeslagen gedurende een in de tijd beperkte periode die niet langer is dan noodzakelijk rekening houdende met de redenen van verwerking die geval per geval worden bepaald.

Caenen hanteert een maximale bewaartermijn die in principe gelijk is aan de wettelijke verjarings- of vervaltermijnen die van toepassing zijn. Zo zal Caenen persoonsgegevens in het kader van bijv. een woningaankoop met toepassing van de Woningbouwwet in de regel gedurende 10 jaar te rekenen vanaf de definitieve oplevering bijhouden.

Deze periode is gelinkt aan de fiscale en wettelijke verplichtingen van Caenen, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, zoals daar zijn:

  • 10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving;
  • 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van Caenen;
  • 7 jaar voor de boekhouding en verantwoordigingstukken van de verenigingen van mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus.
  • Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

8. TOEGANG TOT PERSOONSGEGEVENS

Caenen ziet erop toe dat bepaalde medewerkers (of categorieën van personen) toegang hebben tot de persoonsgegevens van de betrokkene. Hiermee wordt bedoeld dat alleen die mensen die voor het uitvoeren van hun functie toegang nodig hebben, toegang zullen verkrijgen. Deze gemachtigde personen hebben zich bovendien tegenover Caenen verbonden tot het bewaren van de nodige discretie en vertrouwelijkheid. Indien de Betrokkene zijn recht van toegang uitoefent overeenkomstig voormeld artikel 6, zal Caenen hem/haar het overzicht meedelen. Wanneer de Betrokkene een e-mail of andere berichten naar Caenen verzendt, is het mogelijk dat Caenen die berichten bewaart. Soms vraagt Caenen naar persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Deze gegevens kunnen ook intern doorgespeeld worden aan o.a. de dienst boekhouding, verkoop, enz.

Voor de persoonsgegevens die door externe dienstverleners, optredend als verantwoordelijke voor de verwerking, worden verwerkt, kan de Betrokkene zich richten tot die specifieke dienstverlener(s).

9. HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD?

Caenen hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

Caenen neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Caenen gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Caenen onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal Caenen u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

10. HET GEBRUIK VAN COOKIES

Tijdens een bezoek aan de website www.caenen.be kunnen cookies op de computer van de bezoeker geplaatst worden om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan.

Door de website van Caenen te gebruiken aanvaardt de Betrokkene het gebruik van Cookies.

Google Analytics

Caenen doet een beroep op Alphabet Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Verenigde Staten; hierna “Google” genoemd) voor de verwerking van persoonsgegevens (bijv. IP-adres) door het gebruik van de analysetool Google Analytics voor haar website www.caenen.be maakt.

Google Analytics gebruikt anonieme sleutels (een willekeurige set van gegevens gebruikt voor dezelfde doeleinden als cookies op platformen, inclusief bepaalde mobiele toestellen waar geen cookietechnologie beschikbaar is) om het gebruik van digitale platformen door gebruikers te traceren en te analyseren. Deze digitale platformen zijn onder meer de website www.caenen.be, en andere webpagina’s van Caenen. De informatie die wordt gegenereerd door het gebruik van het digitaal platform wordt overgemaakt aan en opgeslagen door Google. Deze informatie betreft onder meer taal, regionale informatie, toestel en netwerk.

Google zal deze informatie op geaggregeerde wijze gebruiken om de interactie van de gebruikers met de platformen te meten, het gebruik te analyseren en rapporten samen te stellen over de activiteiten op het platform.

Google kan deze informatie ook overmaken aan derden indien dit wettelijk vereist is of wanneer derden de informatie verwerken voor rekening van Google.

Caenen zal anonieme en algemene rapporten van Google gebruiken met als enig doeleinde het gebruik van de digitale platformen te evalueren en ze te verbeteren of optimaliseren.

De betrokkene kan het privacy beleid van Google consulteren via www.google.com.

11. BEVOEGDHEID - TOEPASSELIJK RECHT – AANVAARDING

Deze Privacyverklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht, dat exclusief van toepassing is bij elk eventueel geschil.

De rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brugge zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elke geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze verklaring.

Door de website te bezoeken aanvaardt de Betrokkene alle bepalingen van deze Privacyverklaring.